Die Bedeutung der Prozessautomatisierung durch Software
Manuelles Eingeben von Daten, E-Mails verschicken, Dokumente in die richtigen Ordner ziehen oder Bestellungen bearbeiten – händische Aufgaben wie diese fressen sehr viel Zeit. Aufgrund der stumpfen Arbeit sind sie darüber hinaus auch nicht besonders beliebt und werden gern aufgeschoben.
Software, die solche Prozesse automatisiert, löst diesen Knoten. Programme oder ganze Plattformen übernehmen Schritt für Schritt deine Routinetätigkeiten – und das zunehmend ohne menschliche Eingriffe.
Warum ist das so wertvoll?
Automatisierte Prozesse laufen meist schneller, konsistenter und zuverlässiger ab als manuelle. Wenn den Mitarbeitern diese Routineaufgaben abgenommen werden, haben sie mehr Zeit für Aufgaben, die ihre Fachkenntnis viel dringlicher benötigen.
Wenn ein Unternehmen wächst, kann die Automatisierung ein wichtiger Hebel sein. Prozesse skalieren einfacher und du vermeidest, dass deinem Team und dir die Routinen über den Kopf wachsen.
Was bringt die Automatisierung durch Software einem Unternehmen?
Die Automatisierung wirkt sich positiv auf praktisch alle Geschäftsbereiche aus. Die Angestellten gewinnen so mehr gedanklichen Freiraum, um die Prozesse zu überwachen, anstatt sie selbst ausführen zu müssen.
- Zeit: Automatisierte Abläufe sparen dir und deinem Team wertvolle Stunden, die ihr anderswo einbringen könnt.
- Kosten: Weniger manuelle Arbeit heisst oftmals weniger Personalkosten oder eben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
- Fehler: Menschen machen Fehler (besonders bei eintöniger Arbeit) – Software hingegen führt immer dieselben Schritte fehlerfrei aus, sofern sie richtig programmiert ist. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Qualität steigt.
- Produktivität: Wenn dein Team nicht ständig an Routineaufgaben gebunden ist, kann es sich stärker auf Kunden, Produkte und Innovation konzentrieren.
Mitarbeiter: Es ist motivierend, wenn man sich von repetitiven Aufgaben befreit und sich den spannenderen Projekten widmen kann. Automatisierung trägt damit auch zur Zufriedenheit im Team bei.
Beispiele für automatisierte Prozesse
Es gibt unzählige Möglichkeiten dafür, die Unternehmensprozesse zu automatisieren. Einige Beispiele stellen wir dir hier vor. Da jedes Unternehmen anders funktioniert und arbeitet, dienen dir die Beispiele eher als Ideengeber, und nicht als feststehende Konstrukte:
- Automatisierte Rechnungsstellung: Sobald eine Bestellung eingeht, wird automatisch eine Rechnung generiert und an den Kunden verschickt. Dein Team muss sich nicht jede Rechnung einzeln vornehmen.
- E-Mail-Marketing: Neue Interessenten bekommen automatisch eine Serie von Willkommens-E-Mails. Basierend auf ihrem Verhalten (Klicks, Downloads) kann ein System weitere personalisierte E-Mails versenden.
- Lead-Qualifizierung im Vertrieb: Besucherdaten von der Webseite werden automatisiert gesammelt und bewertet. Das System erkennt, welche Besucher vermutlich eher kaufen, und gibt diese Leads direkt an die Vertriebsabteilung weiter.
- Personalmanagement: Vom Bewerbungsprozess über das Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Schulungsverwaltung kann viel automatisiert werden. So ist sichergestellt, dass immer alle nötigen Schritte erledigt und dokumentiert sind.
- Datenanalyse und Reporting: Anstatt jede Woche Excel-Tabellen zu wälzen, kann ein automatisierter Prozess Berichte erstellen und verschicken – inklusive aller relevanten Kennzahlen.
Aktueller Stand der Automatisierungsmöglichkeiten
Unternehmen sind in der Regel sehr stark daran interessiert, so viele interne Prozesse wie möglich durch Software zu automatisieren. Der Druck durch steigende Lohn- und Energiekosten ist dabei eine stark treibende Kraft.
Da die Nachfrage hoch ist, ist es das Angebot dementsprechend ebenfalls. Der Markt wird dominiert von:
- Low-Code/No-Code-Plattformen: Ohne und mit nur geringen Programmierkenntnissen können auf diesen Plattformen Abläufe automatisiert werden. Mit grafischen Oberflächen kannst du Workflows zusammenklicken, ohne selbst Code zu schreiben. Das macht Automatisierung einem breiten Anwenderkreis zugänglich.
- Künstliche Intelligenz: KI-Modelle können nicht nur repetitive Aufgaben übernehmen, sondern auch Aufgaben abkürzen, die per Hand sehr viel länger dauern würden. So werden Aufgaben wie das Erkennen von Mustern in Daten, das Erstellen von Prognosen oder das automatische Beantworten von Anfragen (z. B. Chatbots) möglich.
- Robotic Process Automation (RPA): Hier werden Software-Bots eingesetzt, die Bildschirmaktivitäten beobachten und nachahmen. Wenn du zum Beispiel immer wieder dieselben Eingaben in unterschiedlichen Systemen machen musst, kann ein RPA-Bot genau das erkennen und anschliessend übernehmen. Das ist besonders dann nützlich, wenn alte Systeme im Einsatz sind, die schwer zu integrieren sind.
Plattform-Ökosysteme: Anbieter wie Microsoft oder Google bieten auf ihren Plattformen zahlreiche Automatisierungs-Features.
Tipps: Probleme der Automatisierung erkennen und umgehen
Nicht jeder Prozess lässt sich sinnvoll automatisieren. Manche Aufgaben sind zu komplex oder verändern sich ständig. Du solltest abwägen, ob der zeitliche und finanzielle Einsatz durch die entstehende Automatisierung gerechtfertigt ist.
Denke bei deinen Bestrebungen auch immer an dein Team. Mitarbeiter können Bedenken haben, dass sie durch Automatisierung „ersetzt“ werden. Daher ist es wichtig gemeinsam daran zu arbeiten, wie eine Automatisierung deinem Team die Arbeit erleichtert und dabei eben nicht die Jobs gefährdet.
Bevor ein Prozess durch Software automatisiert wird, solltest du den Prozess an sich betrachten. Läuft er bereits in idealen Bahnen? Wenn nicht, verbessere ihn zuerst. Es gilt der Grundsatz: Erst optimieren, dann automatisieren!
Bedenke bei der Automatisierung immer auch den Datenschutz. Sobald du Daten in eine externe Software gibst, sollte immer klar sein, wie mit diesen Daten umgegangen wird. Wer automatisiert, muss sich sehr genau mit Themen wie Zugriffsrechten, Verschlüsselung und Compliance auseinandersetzen. Gerade der automatische Datenaustausch zwischen Anwendungen erfordert umsichtiges Handeln.
Welche Software-Tools für die Automatisierung gibt es?
Den Markt komplett abzubilden, würde hier den Rahmen sprengen – wenn es denn überhaupt möglich ist. Daher findest du hier bekannte und häufig genutzte Tools:
- Zapier und Make: Beliebt, um verschiedene Web-Anwendungen über grafische Workflows zu verbinden, z.B. automatisches Kopieren neuer Leads von einem CRM in ein Newsletter-System.
- Microsoft Power Automate: Teil des Microsoft-Ökosystems, mit dem du innerhalb von Office 365 und anderen Microsoft-Diensten Workflows erstellen kannst.
- UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism: Gängige RPA-Tools für eher grössere Unternehmen, die komplexere Prozesse automatisieren möchten.
Workato: Eine weitere Integrationsplattform, die sich auf Unternehmen spezialisiert hat und tiefe Schnittstellen bietet.
Tipp: Nicht alle Prozesse jedes Unternehmens lassen sich mit Standardsoftware automatisieren. Es kann leichter sein, eine Individualsoftware einzusetzen. Damit gehst du sicher, dass das Tool perfekt auf deine Abläufe zugeschnitten ist – ohne Kompromisse.
Automatisierung durch Individualsoftware von Axisbits
Wir von Axisbits sehen täglich, dass sich Automatisierungen lohnen. Es sind diejenigen Unternehmen, die den Wettbewerb anführen, die ihre Prozesse erst hinterfragt, dann digitalisiert und anschliessend automatisiert haben. Doch nicht immer gelingt das über die Software, die bereits im Markt vorhanden ist.
Als Full-Service-Agentur mit langjähriger Erfahrung in der Entwicklung von Individualsoftware deckt Axisbits alle Bereiche ab, die für dein erfolgreiches Automatisierungs-Projekt entscheidend sind – vom Konzept bis zum Launch und Feinschliff der Abläufe. Hier sind zwei Beispiele, in unserem Portfolio findest du weitere:
- Das Chalet Matterhornblick macht sich unabhängig von grossen Plattformen und automatisiert die Buchungsvorgänge seiner Kunden.
- Regal Wings Inc. bildet Abläufe in individueller CRM-Software ab und arbeitet nun schlanker und effizienter.
Wenn du bereits eine Automatisierungsidee auf dem Tisch hast und eine Beratung zur Umsetzung brauchst, melde dich bei uns. Wir zeigen dir genau auf, wie wir dein Projekt angehen.
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