Vorteile und Entwicklungsbesonderheiten von Projektmanagement-Tools für Remote-Teams

Die Welt hat sich in den letzten Jahrzehnten gewaltig verändert. Unternehmen und Konzerne sind nicht nur gewachsen, sondern auch global geworden. Kein Wunder, dass die IKT (Internet- und Kommunikationstechnologien) zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Geschäftslebens geworden sind, denn die Arbeit grosser Teams, die sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden, muss effektiv organisiert und verwaltet werden.

Deshalb haben sich Projektmanagement-Tools für Remote-Teams wie Asana, Jira, Slack, Trello und andere fest auf dem Markt der Business-Apps etabliert, der laut Statista im 3. Quartal 2019 den zweiten Platz in der Beliebtheit im Apple Store einnimmt.

Während die Arbeit von zu Hause aus vor der weltweiten Quarantäne-Sperre 2019-2020 aufgrund der COVID-Pandemie als die Zukunft der Arbeit galt, ist sie in der Zeit des globalen “stay-at-home” bereits zur Realität der Gegenwart geworden. Viele Arbeitgeber und Manager stehen vor dem Problem, wie sie Remote-Teams managen können, ohne dass die Effizienz darunter leidet.

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Wie managt man sein Team aus der Ferne?

Wie wir oben festgestellt haben, gibt es viele fertige Softwarelösungen und Apps, die die Koordination der Arbeit von Mitarbeitern an entfernten Standorten erleichtern:

       
• Asana

       

• Jira

       

• Schwarz

       

• Trello

       

• etc.

   

Die verschiedenen Tools richten sich an spezifische Aufgaben sowie an unterschiedliche Teams und haben ihre eigenen Besonderheiten für jeden Geschäftsbereich. Während Jira aufgrund der Funktion der Zeiterfassung und der Verwaltung von Workflows gut für IT-Spezialisten und Softentwickler geeignet ist, vereinheitlicht Slack die Kommunikation und erleichtert Gruppenchats und den Austausch von Dateien. Es gibt Produkte, die bestimmte zusätzliche Funktionen bieten, wie z.B. die Anzeige von Statistikgrafiken und Trichtern zur Visualisierung der Produktivität, natürliche Spracherkennung für die Aufgabenstellung usw. Natürlich unterscheiden sich die Preise der Team-Apps je nach Art, genutzten Funktionen und Umfang des Teams.

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Dennoch sollte das beste Tool für Ihr Unternehmen dessen Eigenheiten und Besonderheiten berücksichtigen, und wir raten Ihnen, ein massgeschneidertes Tool zu entwickeln, um nicht für unnötige Funktionen der vorgefertigten Lösungen zu bezahlen, aber lassen Sie uns zunächst etwas mehr darüber erfahren.

Welche Arten von Aufgabenverwaltungssoftware gibt es?

Es gibt 2 Haupttypen, die zu erwähnen sind:

       
• Persönliche To-Do-Anwendungen – diejenigen, die auf einen einzelnen Mitarbeiter ausgerichtet sind

       

• Aufgabenmanager für Teams

   

Während die ersten eher begrenzte Funktionen zum Erstellen von Aufgaben und To-Do-Listen haben, sind die zweiten auf die kollektive Nutzung ausgerichtet. Die Aufgaben in den Lösungen für Teams können in der Regel klassifiziert und gefiltert werden, es sind Integrationen mit mehreren Diensten von Drittanbietern möglich und es sind Kommunikationswerkzeuge für eine komfortable und schnelle Zusammenarbeit im Team implementiert.

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Eine Software für die Teamverwaltung verfügt in der Regel über mehrere Ebenen von Aufgaben, Teilaufgaben, Phasen und Projekten. Sie können entweder miteinander verbunden oder unabhängig voneinander sein. Durch die Zuweisung von Rollen und Aufgaben erleichtert eine solche Software die Umsetzung der Aktivitäten eines Teams und die termingerechte Lieferung des gesamten Projekts.

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Was sind die Vorteile von Dienstleistungen zur Entwicklung von Unternehmensteams und der Nutzung von Aufgabenmanagement-Software?

Die wichtigsten Vorteile, die ein Task Manager einem Geschäftsinhaber oder Manager bieten kann, sind Komfort, Flexibilität und reibungslose Teamarbeit.

Komfort manifestiert sich durch einfaches und intuitives Design, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Ein Tool zur Verwaltung von Teamaufgaben sollte eine Reihe von Funktionen bieten, wie z.B. die Erstellung von Aufgaben und Checklisten, die Angabe von Fälligkeitsdaten und Prioritäten sowie die Anpassung des Workflows mit Terminerinnerungen. In der Regel werden dafür Pinnwände, Listen und Post-it-Notizen verwendet. Ausserdem können die Benutzer Notizen und Listen bearbeiten, kommentieren, Dokumente, Bilder, Links und andere Dateitypen anhängen.

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Flexibilität liegt in der Möglichkeit der Synchronisation über verschiedene Plattformen hinweg. Teamentwicklungsdienste und Aufgabenverwaltungslösungen sollten Web- und Mobilversionen anbieten, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und sie nicht durch die Notwendigkeit, an einen einzigen PC gebunden zu sein, einzuschränken.

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Um ein Maximum an Flexibilität zu erreichen, sollten Ihre Aufgabenverwaltungs-Apps in einer perfekten Welt auf allen Plattformen – vom Web bis zu Android und iOS – die gleiche Funktionalität aufweisen und leicht synchronisiert werden können, damit Ihre Teammitglieder von jedem Gerät und von überall aus auf ihre Projekte zugreifen können. Ausserdem sind Integrationen wichtig, denn sie bieten nicht nur Flexibilität, sondern auch Transparenz bei der Aufgabenverwaltung durch Planer, Automatisierungs- und Berichtstools, die mit dem Hauptprodukt verknüpft werden können.

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Teamarbeit – Die Zusammenarbeit wird durch Kommunikationstools, entweder integriert oder als Messenger, sowie durch Benachrichtigungen per E-Mail, SMS oder Push realisiert. Während sich die Teammitglieder also auf ihre Aufgaben konzentrieren können, kann das Management den Fortschritt des Projekts und der einzelnen Phasen überwachen, Risiken erkennen, gut gewichtete Entscheidungen treffen und die Kosten kontrollieren.

Wenn Sie sich fragen, wie viel Microsoft Teams App, Jira, Trello oder Slack im Vergleich zu meiner eigenen Team Care App kosten darf, beginnen Sie mit der Bewertung dieser Schlüsselfunktionen und der Abschätzung der Funktionen, für die Sie bezahlen müssen, die Sie aber nicht benötigen. Ein massgeschneidertes Produkt zu erstellen ist auf lange Sicht viel kosteneffizienter. Weiter unten finden Sie einen detaillierteren Plan für die Erstellung einer massgeschneiderten Teamanwendung und eine Kostenschätzung.

Wie erstellt man Software für Projektmanagement und Teamworkkontrolle?

Die erste und wichtigste Aufgabe besteht darin, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu verstehen und zu definieren, Ziele festzulegen, sie in einzelne Aufgaben und Phasen zu unterteilen und die möglichen Szenarien für jeden Schritt zu definieren.

Wenn Sie ein klares Bild Ihres Arbeitsablaufs vor Augen haben, können Sie eine Liste von Funktionen für Ihr Projektmanagement-Tool für Remote-Teams erstellen. Die gängigsten Funktionen wurden bereits oben erwähnt:

        
• Einfache Benutzeroberfläche

       

• Option zur Erstellung von Aufgaben und Checklisten

       

• Die Möglichkeit, Aufgaben zu planen

       

• Setzen Sie Fristen und Prioritäten

       

• Möglichkeit, Arbeitsabläufe anzupassen, Erinnerungen zu setzen, Aufgaben zuzuweisen

       

• Die Möglichkeit, die Zeit zu verfolgen

       

• Überwachen Sie den Status von Aufgaben und Projekten

   

Ausserdem sollte die App gut mit E-Mail integriert sein, damit die Benutzer Gruppen einrichten und Einladungen zur Zusammenarbeit versenden sowie Dateien freigeben können.

Zusammenarbeit ist wichtig, daher ist es wichtig, dass das Team zusammenarbeitet und Probleme gemeinsam löst. Berichte und Visualisierungen sind unerlässlich, um sich einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt zu verschaffen, Abhängigkeiten zu erkennen und den Projektmanagern die Möglichkeit zu geben, bestehende Abhängigkeiten zu bearbeiten oder neue anzugeben.

Es gibt auch bestimmte fortgeschrittene Tools, die Sie vielleicht in Ihrer Software haben möchten, die aber nicht obligatorisch sind, sondern nur als optional betrachtet werden können. Zum Beispiel können Teamentwicklungsdienste eine in das Produkt integrierte Budgetierungs- und Rechnungsstellungsfunktionalität enthalten. Damit können Sie Zeit und Geld leichter kontrollieren sowie Zahlungen und Ausgaben verfolgen und Rechnungen für Ihre Kunden erstellen. Die Möglichkeit, ein Portfolio zu erstellen und zu speichern, kann Ihnen dabei helfen, künftige Projektabläufe und Roadmaps zu prognostizieren, Ressourcen zu verteilen und den Fortschritt zu überwachen, indem Sie eine Echtzeit- und High-Level-Planung durchführen, wenn dies erforderlich ist.

Die Liste potenzieller Funktionsaspekte kann endlos sein, aber Sie sollten nur diejenigen herausfinden, die für Ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe hilfreich und relevant sind. Eine gute Idee ist es, mit einem MVP (Minimum Viable Product) zu beginnen. So können Sie es testen, das Feedback Ihrer Mitarbeiter einholen und die notwendigen Anpassungen und Verbesserungen vornehmen.

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Nachdem Sie sich für die Funktionen entschieden haben, die Sie in Ihrem Produkt benötigen, sollten Sie sich für ein Entwicklungsteam entscheiden, dem Sie die Entwicklung Ihres Produkts anvertrauen, und ihm eine detaillierte, aber klare Aufgabenstellung und Anforderungsliste zukommen lassen. Je genauer Sie das Projekt beschreiben, desto genauer können Sie die Preise für die Team-App und den Umfang der Entwicklungszeit einschätzen. Unser Unternehmen freut sich darauf, mit Ihnen über Ihre Produktentwicklung zu sprechen. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht.

Fazit

Die Software zur Verwaltung von Unternehmensaufgaben ist eine komplexe Lösung, die darauf abzielt, die Aufgaben des Personal- und Projektmanagements in dem Bereich, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, effektiv zu lösen. Deshalb ist es schwierig, eine universelle, fertige Lösung für diesen Zweck zu finden. Um das Beste aus dem Softwareprodukt herauszuholen und alle potenziellen Risiken für Ihren Arbeitsablauf auszuschalten, sollten Sie die Entwicklung eines massgeschneiderten Tools für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen. Die erfahrenen Experten von Axisbits beraten Sie nicht nur gerne, wie Sie Ihr Team aus der Ferne managen können und unterstützen Sie bei der Entwicklung, sondern können Ihnen auch Tipps zur Optimierung Ihrer Software geben, damit Sie Zeit und Mittel für die Entwicklung sparen, ohne die Qualität Ihrer Unternehmenslösung zu beeinträchtigen.

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