Die 5 wichtigsten Variablen bei der Schätzung der Projektkosten

Es ist wichtig zu verstehen, wie wichtig die Kostenschätzung bereits in den frühen Phasen eines Projekts ist. Wer im Projektmanagement tätig ist, muss wissen, wie sich eine schlechte Kostenschätzung auf das Endergebnis eines Projekts auswirken kann. Was passiert also, wenn Projektmanager die Kosten für ein Projekt nicht richtig einschätzen?

Projektmanager müssen sich darüber im Klaren sein, dass jeder einzelne Vorgang im Projekt eng mit dem Projektbudget verknüpft ist. Genauer gesagt: Wie viel Geld für das Projekt zur Verfügung steht, bestimmt, wie lange das Projekt dauern wird, welche Art von Verfahren und Aktivitäten das Projekt haben muss und welche Art von Ressourcen benötigt werden.

Es gibt viele mögliche Szenarien, die bei einer schlechten Projektkalkulation auftreten können, und alle diese Szenarien können zu negativen Konsequenzen führen. Zum Beispiel können die Erwartungen des Kunden durch eine schlechte Projektkostenschätzung stark beeinträchtigt werden. Wenn ein Projekt zu lange dauert und die Ergebnisse nicht den Standards und Erwartungen des Kunden entsprechen, kann sich dies auch negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens und Ihres gesamten Teams auswirken.

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Die Bedeutung des Budgets bei der Schätzung der Projektkosten

Wie das Sprichwort sagt: “Zeit ist Geld”, und ein schlecht geplantes Budget kann sich sehr nachteilig auf die Entwicklung eines Projekts auswirken. Aus diesem Grund ist die Budgetierung im Projektmanagement von grosser Bedeutung. Unnötige Ausgaben zu vermeiden und einen ausreichenden Betrag auf jeden Bedarf des Projekts zu verteilen, ist für die Gesamtentwicklung des Projekts von Vorteil.

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Als Projektmanager müssen Sie Zeit und Mühe in die Erstellung einer effektiven Projektangebotsvorlage investieren, die von allen Mitgliedern Ihres Teams befolgt wird, um das Projekt erfolgreich abzuschliessen. Ein weiterer Vorteil ist, dass nicht nur Sie, sondern auch Ihr Team Zeit spart. Und nicht nur das: Sie und Ihr Team müssen sich auch nicht mehr ängstlich und unruhig fühlen. Indem Sie ein effektives Projektangebot erstellen, können Sie den Erfolg des Projekts garantieren.

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Um erfolgreich Kostenschätzungen für ein Projekt zu erstellen und zu planen, muss ein Projektmanager die 5 wichtigen Variablen, die sich auf ein Projekt auswirken, verstehen und sich mit ihnen vertraut machen. Die 5 Variablen sind wie folgt:

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Um effektive Projektschätzungen zu erstellen und zu planen, müssen Sie die wichtigen Variablen, die Ihr Projekt beeinflussen können, kennen und verstehen. Die 5 Variablen sind wie folgt:

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• Die erwartete Zeit für die Herstellung des Produkts.

   

• Der Aufwand für die Erstellung des Produkts.

   

• Die Kosten, die Ihr Kunde voraussichtlich ausgeben wird.

   

• Die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen

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• Die Spezifikationen des Produkts.

Diese 5 Variablen sind der Schlüssel zur genauen und effektiven Erstellung von Kostenschätzungen im Projektmanagement. Lesen Sie weiter unten, um jede Variable im Detail zu verstehen.

Variable Nr. 1: Zeitwert in der Projektkostenabschätzung

Eine genaue Zeiteinschätzung ist eine Fähigkeit, die alle Projektmanager besitzen müssen. Hier sind zwei Gründe dafür:

   
• Genaue Zeiteinschätzung bedeutet, dass die Projektplanung erfolgreich gestaltet werden kann und die Projekttermine eingehalten werden. Ihre Verlässlichkeit und Kompetenz kann in hohem Masse positiv oder negativ beeinflusst werden, je nachdem, wie genau Sie die Zeit einschätzen.

   

• Die genaue Schätzung der Zeit kann oft Ihre Vertragspreise bestimmen. Das bedeutet, dass der potenzielle kommerzielle Gewinn aus dem Projekt beeinflusst werden kann.

Als Projektmanager sollten Sie die Zeit, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird, nicht unterschätzen, ebenso wenig wie die einzelnen Aufgaben im Projekt selbst. Dieses Szenario tritt ein, wenn ein Projektmanager wenig oder gar kein Wissen über die komplexe Aufgabe hat, die durchgeführt werden muss. Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht vertraut sind, fragen Sie am besten jemanden aus Ihrem Team, der sich mit der spezifischen Zeitaufgabe auskennt. Viele Projektmanager, die keine Ahnung von den Aufgaben haben, lassen bei ihrer Schätzung oft keine möglichen Fehler und Pannen zu. Das kann katastrophale Folgen haben.

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Wenn ein Projektmanager die für die Fertigstellung eines Projekts benötigte Zeit unterschätzt, kann er möglicherweise an Glaubwürdigkeit und Gewinn verlieren. Wenn Sie die Zeit nicht unterschätzen, können Sie nicht nur keine Fristen und potenziellen Gewinne verpassen, sondern Sie ersparen sich und Ihrem Team auch unnötigen Stress.

Variable #2: Ressourcen

Ihre Ressourcen bestehen aus Menschen, Wissen, Zeit, Material und Ausrüstung. In der Regel verfügen Unternehmen nur über eine begrenzte Anzahl von Ressourcen, weshalb bei Bedarf täglich Kompromisse bei den Ressourcen eingegangen werden müssen. Ein Plan für die Ressourcenzuteilung ist ein wichtiges Instrument, das Projektmanager benötigen, um eine begrenzte Anzahl von Ressourcen effektiv zu verwalten.

Für eine effektive Kalkulation der Projektkosten muss ein Projektmanager einen Projektplan erstellen, der angibt, welche Ressourcen wann benötigt werden. Ein Ressourcenzuweisungsplan hilft Projektmanagern, durch ein effektives Ressourcenmanagement organisiert und effektiv zu bleiben. Der Plan beschreibt meist die Art der für eine bestimmte Aufgabe benötigten Ressourcen und den genauen Zeitpunkt, zu dem sie benötigt werden. Er sollte also flexibel genug sein, um Änderungen oder Anpassungen vorzunehmen, wenn sich der Projektplan mit der Zeit ändert.

Die meiste Zeit wird ein Projektmanager zu Beginn der Projektentwicklungsphase noch nicht über alle für das Projekt benötigten Ressourcen verfügen. Die Wahrheit ist, dass die Details des gesamten Projekts zu Beginn in der Regel unbekannt sind. Deshalb ist es für einen Projektmanager nicht immer möglich zu wissen, welche Ressourcen für die einzelnen Aufgaben benötigt werden und wann sie benötigt werden.

Die meisten Projekte sind ziemlich einmalig und zeitlich begrenzt, weshalb Projektmanager fast immer in einem dunklen oder unbekannten Land arbeiten. Die Ressourcenplanung und -verwaltung sollte kontinuierlich erfolgen, während das Projekt voranschreitet, ebenso wie die Techniken zur Projektschätzung im Projektmanagement. Auf diese Weise können Sie eine höhere Erfolgsquote sicherstellen.

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Variable #3: Aufwand bei der Projektkostenschätzung

Die genaue Schätzung des für ein Projekt erforderlichen Aufwands ist ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Festlegung der Projektkosten und der geschätzten Fertigstellungszeit. Als Projektmanager müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der für die Fertigstellung einer Funktionalität einer Anwendung erforderliche Aufwand immer von den Schätzungen abweicht. Beachten Sie, dass der geschätzte Aufwand umso weiter von der Wahrheit entfernt ist, je detaillierter oder umfassender die Schätzung ist. Aus diesem Grund führen frühere Erfahrungen und Annahmen über den geschätzten Arbeitsaufwand in einem Projekt zu einem durchschnittlichen Endergebnis. Natürlich gilt dies in beide Richtungen. Durchschnittswerte bei Schätzungen können nicht immer die möglichen Risiken eines Projekts berücksichtigen. Auch wenn Durchschnittswerte der praktische Ansatz für die Aufwandsschätzung sind, können sie keine Schätzung des Projekts ohne Risiken für einen bestimmten Teil des Projekts liefern.

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Ausserdem steht die für die Fertigstellung eines Projekts benötigte Zeit in keinem direkten Zusammenhang mit der Anzahl der gleichzeitig verfügbaren Ressourcen. Die Bestimmung des Aufwands für das Projekt hängt von der professionellen Bewertung der Personen, die das Projekt bearbeiten, und der Prozesse ab, die für die Fertigstellung des Projekts verwendet werden. Wenn Sie die Anzahl der Ressourcen und Aufgaben erhöhen, nehmen auch Koordination und Kommunikation exponentiell zu. Die Vergrösserung einer Gruppe kann auch zu mehr Fehlern, Überwachungen und Zyklen führen, ohne dass der Gesamtoutput kosteneffektiv steigt.

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Die Schätzung des Aufwands für ein Projekt durch einen Projektmanager basiert in der Regel auf einer einfachen Analyse der Spezifikationen. Der tatsächliche Aufwand, der während eines Projekts erforderlich ist, übersteigt die Schätzungen oft bei weitem. Das liegt an den “Korrekturen”, die erforderlich sind, um die Lücke zwischen den Spezifikationen und dem Produkt während der Entwicklung zu schliessen.

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Variable #4: Spezifikationen

Bei Festkostenprojekten werden Spezifikationen in der Regel als bekannter, definitiver Faktor angenommen. Die Spezifikationen werden bei der Schätzung des erforderlichen Aufwands für ein Projekt verwendet, der letztendlich die Kostenschätzung des Projekts bestimmt. Kunden erwarten in der Regel, dass ihre Spezifikationen nicht wesentlich abweichen müssen, um das gewünschte Produkt zu den festgelegten Kosten zu erstellen. Kunden verbringen oft viel Zeit mit der Erstellung von Designspezifikationen, um sicherzustellen, dass diese vollständig und fest sind. Die Wahrheit ist jedoch, dass ein Projektmanager nicht davon ausgehen sollte, dass Spezifikationen variiert werden müssen, um feste Kosten zu erreichen, was zu einer ständigen Spannung zwischen dem erforderlichen Aufwand, dem verbleibenden Umfang und der verbleibenden Zeit auf der Projektuhr führt.

Bei fast allen Projekten mit festen Kosten sind die Optionen zur Änderung des Projektumfangs absichtlich begrenzt. Wenn Sie also die Änderung des Umfangs einschränken, indem Sie keine praktikablen Optionen anbieten, erhöht sich das Risiko, dass das Projekt die gewünschten Ziele nicht erreicht, wenn die Endnutzer das tatsächliche Produkt bewerten.

Spezifikationsanforderungen für die Softwareentwicklung können nie vollständig genug sein oder gut genug kommuniziert werden, um Verständnis und Erfolg zu gewährleisten. Interpretationsfehler aufgrund zu umfangreicher und komplexer Spezifikationen können dazu führen, dass das Entwicklungsteam mehrere “Korrekturen” vornehmen muss, die nicht mit tatsächlichen Codefehlern verbunden sind. Bei diesen Korrekturen handelt es sich lediglich um Klarstellungen oder “Ausarbeitungen” der Projektspezifikationen, die jedoch in den meisten Projekten als “Fehlerbehebungen” im Entwicklungs-, Test- und QA-Prozess angesehen werden.

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Die Spezifikationsanforderungen von Softwareentwicklungsprojekten werden natürlich durch die Entdeckung während der Evaluierung und Entwicklung sowohl durch das Entwicklungsteam als auch durch das Kundenteam verbessert.

Variable #5: Kosten

Aus Sicht des Kunden enden Softwareentwicklungsprojekte fast nie bei den erwarteten Kosten. Einige wenige Kundenprojekte enden zu den Zielkosten des Kunden, aber meist nur auf Kosten anderer Projektvariablen. Das ist unvermeidlich, kann aber kontrolliert werden.

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Deshalb ist das Produkt aus Sicht der Endbenutzer oft ein Fehlschlag, wenn Projekte das kosten, was ursprünglich erwartet wurde. Für die Kunden hängen die Zielkosten des Projekts im Allgemeinen ab von:

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• Vorhergesehene Produktkosten und bevorzugter ROI (Return on Investment), der innerhalb eines angemessenen Zeitraums durch eine geschätzte Anzahl zahlender Kunden erreicht werden könnte. Eine Reihe von Abhängigkeiten in der endgültigen Analyse hat also möglicherweise wenig Grundlage.

   

• Verfügbare Mittel und Beschränkungen des Cashflows.

   

• Erfahrung mit “ähnlichen Projekten”

– Schätzungen, die auf diesem Ansatz beruhen, erweisen sich jedoch selten als vergleichbar im Hinblick auf den erforderlichen Aufwand.

Zusammenfassung

Der Schlüssel zu erfolgreichen Projektkalkulationstechniken ist ein beratender Rahmen für eine effektive Kommunikation und Entscheidungsfindung, die durch eine Echtzeitberichterstattung während des Projekts sowie eine gemeinschaftliche Problemlösung zur Erreichung der Ziele des Kunden gewährleistet wird. Es ist leicht zu sagen, aber effektive Projektangebote erfordern Verständnis, Planung und Einverständnis.